Cómo Crear un Webinar Exitoso: Guía Completa
Un gran desafío para muchos profesionales de marketing es trabajar durante meses en un webinar, solo para que al final lo vean unas pocas personas, que suelen ser compañeros de trabajo.
Los webinars o seminarios en línea se han convertido en una estrategia muy utilizada por las marcas, especialmente aquellas enfocadas en el sector B2B. Organizar y llevar a cabo un webinar requiere una gran preparación y trabajo, por lo que es crucial aplicar las técnicas correctas para que todo el esfuerzo no resulte en vano.
Aquí te presentamos los puntos esenciales a tener en cuenta para crear un webinar que realmente genere resultados.
¿Qué es un webinar?
Un webinar, o seminario web, es una presentación, taller o conferencia que se lleva a cabo en línea a través de una plataforma digital. A diferencia de los eventos presenciales, los webinars permiten a las empresas y organizaciones llegar a una audiencia global sin las limitaciones de la ubicación física.
Estos eventos virtuales ofrecen una manera interactiva y conveniente de proporcionar contenido útil y educativo, permitiendo a las empresas darse a conocer, posicionar su marca, mostrar un producto o servicio y generar leads calificados.
Los webinars son particularmente efectivos para empresas B2B, ya que permiten demostrar experiencia y ofrecer soluciones a problemas específicos que enfrentan otras empresas. Los temas pueden incluir tendencias de la industria, mejores prácticas y casos de éxito.
Por otro lado, aunque los webinars también
pueden ser útiles para empresas B2C, su éxito depende de la naturaleza del producto o servicio. Son ideales para productos que requieren una explicación detallada o demostración, como software, gadgets tecnológicos o servicios especializados.
Tipos de Webinars
Los webinars pueden variar en formato y propósito, incluyendo:
- Educativos: Diseñados para enseñar a la audiencia sobre un tema específico.
- Promocionales: Enfocados en presentar y promocionar productos o servicios.
- Capacitación: Utilizados para entrenar a empleados, socios o clientes en nuevas habilidades o procedimientos.
- Paneles de Discusión:
Reuniones de expertos que discuten temas relevantes en la industria.
2. Costo por adquisición
1. Definir el webinar
El primer paso es definir los elementos básicos del eventos. Entre ellos:
- Definición de audiencia
Definir a la audiencia a la que se apunta y conocerla es crucial para crear contenido relevante y atractivo. Saber quiénes son los potenciales asistentes, cuáles son sus intereses y necesidades, y cómo puedes ofrecerles valor permitirá diseñar un webinar que resuene con ellos.
- Elección de la temática
- Elegir un tema relevante y atractivo no solo garantizará una mayor participación, sino que también aumentará la satisfacción y el compromiso de los asistentes. Para ello, es importante conocer los problemas e intereses de tu audiencia y ofrecer soluciones prácticas que se puedan aplicar.
En este punto aconsejamos tratar temas específicos o de nicho, por ejemplo cómo crear gráficos avanzados en Excel o formulas básicas para generar un cuadro de mando en Google Sheets. ¿Porqué recomendamos esto? 🤔
- Mayor Relevancia: Los temas específicos atraen a personas que buscan soluciones concretas, motivándolas a asistir y participar activamente.
- Menos Competencia: Los temas de nicho tienen menos competencia, posicionando tu webinar como una fuente única y valiosa de información.
- Calidad sobre Cantidad: Un tema específico puede atraer a una audiencia más pequeña pero más cualificada, resultando en una mayor tasa de conversión de leads a clientes.
📍 Ejemplo: Imagina que decides lanzar un webinar llamado “Maneja Excel como un experto” y se registran 1000 personas, de las cuales 500 realmente participan (La tasa de asistencia promedio para los webinars está entre el 40% y el 50%). Dentro de los participantes habrá intereses diversos, por ejemplo, cómo crear gráficos, fórmulas básicas, fórmulas avanzadas, tablas dinámicas, etc.
Sin embargo, no tienes el tiempo de abarcar todos estos temas y solo te enfocas en fórmulas básicas, por lo que solo una pequeña parte de la audiencia realmente va a poder encontrar valor y estar comprometida con el evento, mientras que la otra parte rápidamente perderá el interés y dejará de verlo.
En definitiva, si bien tratar temas específicos o de nicho en tu webinar puede parecer limitante en términos de audiencia potencial, en realidad, estos a menudo atraen a una audiencia más comprometida y cualificada, lo que puede llevar a una mayor tasa de asistencia y participación activa.
- Fecha y hora: Seleccionar la fecha y horario del webinar adecuadamente es crucial para maximizar la asistencia. Conoce los hábitos de tu audiencia y elige días y horarios que no interfieran con sus compromisos habituales.
Considera las zonas horarias si tu audiencia es internacional y anuncia la fecha con suficiente antelación para que los participantes puedan reservar tiempo en sus agendas. Evita fechas conflictivas como días festivos o eventos importantes de la industria que puedan afectar la disponibilidad de tu audiencia.
📍 Según estadísticas, los días entre semana, a la mañana entre las 10 AM y 11 AM suelen tener mejor asistencia.
- Formato y estructura: Para asegurar la efectividad del webinar, es crucial definir el formato y la estructura adecuados:
- Formato: Decide entre presentación, entrevista, panel, demostración, o sesión de preguntas y respuestas (Q&A) según tus objetivos y tipo de contenido.
- Estructura: Planifica una introducción clara, desarrollo del contenido organizado, momentos de interacción y una conclusión con llamada a la acción.
- Preguntas y Respuestas: Dedica tiempo específico para responder preguntas en vivo, fomentando la interacción y clarificando dudas.
2. Planificar el contenido
Una vez que tengas claro el tema, es hora de planificar el contenido y en este punto también es importante definir la duración del evento para no excederse o quedarse cortos en tiempo.
👀 Según estudios, los webinars suelen durar entre 30 a 40 minutos. Aquellos que son muy cortos no suelen abarcar en detalle el tema a tratar, y, por lo contrario, los seminarios que duran más de una hora suelen perder la atención e interés del público.
Desde el lado de los contenidos, recomendamos tener una estructura clara en cómo dividirlos.
- Introducción: Presenta a los oradores y establece las expectativas del webinar de manera clara y concisa. También es una buena oportunidad para ofrecer incentivos a que vean el webinar completo, como poder acceder a un regalo o beneficio exclusivo.
- Desarrollo: Divide el contenido en secciones claras y utiliza diapositivas visualmente atractivas para guiar la presentación. Recomendamos que estas no contengan demasiada información, sino únicamente los puntos importantes
- Interacción:
Incluye encuestas, demostraciones, preguntas y respuestas en vivo, y discusiones para mantener a la audiencia comprometida. Recomendamos también tener
puntos de interés preparados, estos son fragmentos de información que llaman la atención, como chistes, preguntas o investigaciones sorprendentes ya que ayudan a
mantener la atención del público.
- Conclusión: Resume los puntos clave discutidos y ofrece un llamado a la acción claro y específico para motivar a los participantes a tomar medidas, por ejemplo, dejar un link para que agenden una cita o mostrar con un QR a donde se pueden comunicar.
3. Seleccionar la plataforma de transmisión
Seleccionar la plataforma por la que transmitir el webinar es clave y debe estar en línea con la estrategia general del evento. En este sentido, es conveniente preguntarse si se desea hacer un webinar cerrado, únicamente para una base particular de personas, o si, en cambio, se busca ganar visibilidad y que sea abierto al público:
Webinar Cerrado
Si el objetivo es interactuar con un grupo específico y controlar quién tiene acceso al contenido existen varias plataformas en el mercado que permiten llevarlos a cabo. Entre las más populares se encuentran Streamyard o Zoom
Webinar Abierto
Para alcanzar una audiencia más amplia y aumentar la visibilidad de la marca o el tema tratado, los webinar abiertos al público suelen transmitirse en vivo en plataformas sociales, como LinkedIn Events o Youtube, ya que permiten obtener una mayor convocatoria.
Para ello, es importante contar con una plataforma de transmisión como Streamyard para poder crear el evento previamente y luego transmitirlo en vivo.
4. Promoción del webinar
Uno de los puntos más importantes es realizar una promoción efectiva del evento, ya que si la audiencia no se entera de él, no podrá participar.
Para ello, algunas estrategias que recomendamos son:
Email Marketing
Envía invitaciones y recordatorios a tu lista de suscriptores, resaltando los beneficios de asistir al webinar y asegurándote de incluir un enlace de registro claro y llamativo.
Para el envío de invitaciones recomendamos:
- Frecuencia de envío: Iniciar el envío al menos 3 semanas antes del evento, con recordatorios periódicos, de 1 o 2 correos por semana. La semana del evento enviar un recordatorio previo al evento y durante el día del evento enviar una hora antes y 5 minutos antes de comenzar, con el link a la transmisión.
- Beneficios claros: Destaca los beneficios clave de asistir al webinar, cómo aprender nuevas habilidades, resolver problemas específicos, acceder a contenido exclusivo u obtener un obsequio de participación, como una checklist o certificación.
- Speakers:
Mencionar a los speakers en tus comunicaciones de promoción es una buena forma de humanizar el evento y presentar a los expertos.
- Llamada a la Acción (CTA): Incluye un CTA claro y visible para registrarse, con un enlace directo que lleve a los usuarios a la página de registro.
Redes sociales
Las redes sociales son excelentes para alcanzar a una audiencia más amplia para tu webinar y generar interacción. Aquí dejamos algunas recomendaciones:
- Contenido Interactivo: Publica contenido relacionado con el tema del webinar, como consejos rápidos, preguntas que se abordarán, encuestas de conocimiento o incluso videos cortos donde los speakers inviten a participar del evento.
- Hashtags Relevantes: Utiliza hashtags relevantes en tus publicaciones para aumentar la visibilidad y alcanzar a personas interesadas en temas similares.
- Grupos: Promociona tu webinar en grupos de Facebook o LinkedIn donde se encuentre tu audiencia objetivo
- Invita a tus conexiones: Invita a tus contactos en redes sociales a participar del evento, por ejemplo enviando invitaciones al evento por LinkedIn.
- Envía mensajes de promoción: Conecta con contactos relevantes y envía mensajes personalizados invitándolos al evento.
La tasa de conversión mide el porcentaje de usuarios que realizan una acción deseada, como hacer una compra, completar un formulario o descargar una aplicación, en relación con el total de usuarios que interactúan con un anuncio o una página web.
Blog y Sitio Web
Utiliza tu blog y sitio web para atraer tráfico y convertir visitantes en registros
- Artículos Relacionados: Publica artículos que aborden temas relacionados con el contenido del webinar y vincula estos artículos con la página de registro del webinar.
- Banners o pop up promocionales: Coloca banners o pop-ups llamativos en tu sitio web que redirijan a los visitantes a la página de registro del webinar.
Paid Media
Realizar anuncios en plataformas como Google Ads, Meta Ads o LinkedIn Ads, permite llegar a una audiencia más amplia de manera rápida. Para ello recomendamos:
- Segmentación Detallada: Utiliza la segmentación avanzada de plataformas como Facebook Ads y Google Ads para llegar a personas que puedan estar interesadas en tu webinar.
- Presupuesto y Límites de Gasto: Establece un presupuesto claro y límites de gasto para tus campañas publicitarias. Ajusta las ofertas según los resultados y el rendimiento de los anuncios.
- Anuncios Atractivos: Crea anuncios visuales y atractivos que capten la atención y comuniquen claramente el valor y los beneficios del webinar.
- Retargeting: Implementa estrategias de retargeting para recordar a los usuarios interesados que completen el registro si no lo han hecho inicialmente.
5. Ejecución del webinar
Previo al día del evento, recomendamos tener listo el discurso de cada speaker y haber realizado por lo menos un ensayo con la presentación lista.
Por otro lado, el día del webinar aconsejamos:
- Conectarse temprano: Por lo menos 30 minutos antes para asegurar que todos los aspectos técnicos funcionen de manera correcta
- Preparar preguntas: En caso que no surjan preguntas de manera espontánea entre el público, es recomendable contar con una o dos preguntas preparadas que ayuden a romper el hielo entre los participantes.
- Definir moderador de comentarios:
Define un moderador que deje comentarios de bienvenida, complemente con información adicional y ayude a responder consultas básicas de los participantes.
6. Seguimiento Post-Webinar
El trabajo no termina cuando el webinar concluye. Un seguimiento efectivo es crucial para maximizar los resultados:
- Enviar Agradecimientos: Envía un email de agradecimiento a todos los asistentes y proporciona un enlace a la grabación del webinar y un llamado a la acción, como ponerse en contacto o agendar una cita.
- Compartir Materiales: Ofrece acceso a las diapositivas o recursos adicionales y una transcripción del webinar.
- Encuestas de Retroalimentación: Solicita a los participantes que completen una encuesta para obtener sus opiniones y sugerencias.
- Nurturing de Leads:
Integra los leads generados en tu estrategia de nurturing mediante campañas de email marketing y contenido personalizado.
Conclusión
Crear un webinar exitoso requiere planificación, conocimiento de la audiencia y una ejecución impecable. Siguiendo estos pasos, estarás bien encaminado para crear webinars que no solo atraigan a tu audiencia, sino que también cumplan con tus objetivos de negocio.
¡Buena suerte!
